Begriffe erklärt
Glossar Immobilienverwaltung
Von A wie Abrechnung bis W wie Wirtschaftsplan – die wichtigsten Begriffe der Immobilienverwaltung verständlich erklärt.
Die formelle Beendigung der Verwaltertätigkeit durch Beschluss der Eigentümerversammlung. Seit der WEG-Reform 2020 ist eine Abberufung auch ohne wichtigen Grund mit einfacher Mehrheit möglich (§ 26 WEG). Der laufende Verwaltervertrag endet dann spätestens nach 6 Monaten.
Die jährliche Gegenüberstellung aller tatsächlich angefallenen Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums mit den geleisteten Vorauszahlungen (Hausgeld). Aus der Abrechnung ergeben sich Nachzahlungen oder Guthaben für die einzelnen Eigentümer. Die Jahresabrechnung muss von der Eigentümerversammlung beschlossen werden.
Der Beschluss der Eigentümerversammlung, mit dem ein neuer Verwalter bestellt (eingesetzt) wird. Der Bestellungsbeschluss legt in der Regel auch die Laufzeit des Verwaltervertrags fest.
Eine vom Verwalter zu führende, chronologische Aufstellung aller Eigentümerbeschlüsse. Die Beschlusssammlung ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 24 Abs. 7 WEG) und muss für alle Eigentümer einsehbar sein. Sie enthält Datum, Inhalt und Ergebnis jedes Beschlusses sowie etwaige Gerichtsentscheidungen.
Die Beschlusssammlung ist ein wichtiges Dokument beim Kauf einer Eigentumswohnung: Sie zeigt, welche Entscheidungen die Gemeinschaft in der Vergangenheit getroffen hat.
Das zentrale Beschlussgremium der Wohnungseigentümergemeinschaft. Mindestens einmal jährlich müssen alle Eigentümer zusammenkommen (oder virtuell teilnehmen), um über Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und sonstige Angelegenheiten der Gemeinschaft zu beschließen. Der Verwalter ist verpflichtet, die Versammlung einzuberufen, vorzubereiten und zu protokollieren.
Wer gewerblich Immobilien vermittelt, verwaltet oder Bauträgerleistungen erbringt, benötigt eine behördliche Erlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung (GewO). Die Erlaubnis wird vom zuständigen Ordnungsamt erteilt und setzt persönliche Zuverlässigkeit sowie geordnete Vermögensverhältnisse voraus.
Ohne diese Erlaubnis ist eine gewerbliche Immobilienverwaltung oder -vermittlung nicht zulässig. Für Eigentümer ist sie ein wichtiges Qualitätsmerkmal: Sie zeigt, dass der Verwalter die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt und behördlich überprüft wurde.
Hausverwaltung Eileen Hermann besitzt die Erlaubnis gemäß § 34c GewO, erteilt durch das Ordnungsamt der Stadt Unna.
Alle Teile des Gebäudes, die nicht im Sondereigentum einzelner Eigentümer stehen: Dach, Fassade, Treppenhaus, tragende Wände, Heizungsanlage, Aufzug, Außenanlagen. Das Gemeinschaftseigentum gehört allen Eigentümern gemeinsam und wird von der Hausverwaltung betreut.
Der monatliche Vorauszahlungsbetrag, den jeder Wohnungseigentümer an die WEG leistet. Das Hausgeld deckt laufende Betriebskosten, Verwaltungskosten und die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage ab. Die Höhe ergibt sich aus dem beschlossenen Wirtschaftsplan.
Ein zweckgebundenes Rücklage-Konto der WEG, auf das monatlich ein Teil des Hausgeldes eingezahlt wird. Die Rücklage dient der Finanzierung größerer Reparaturen und Instandsetzungen am Gemeinschaftseigentum (z.B. Dacherneuerung, Fassadensanierung, Liftmodernisierung). Sie gehört der Gemeinschaft, nicht dem einzelnen Eigentümer.
Eine Sicherheitsleistung, die der Mieter zu Beginn des Mietverhältnisses an den Vermieter zahlt. Die Kaution darf maximal drei Nettokaltmieten betragen (§ 551 BGB) und muss vom Vermieter getrennt vom eigenen Vermögen auf einem Treuhandkonto angelegt werden.
Bei einer professionellen Mietverwaltung übernimmt der Verwalter die korrekte Anlage, Verwaltung und – nach Mietende – die ordnungsgemäße Abrechnung der Kaution. Eine falsche Anlage oder verspätete Rückzahlung kann zu Schadensersatzansprüchen führen.
Siehe Abrechnung. Die Jahresabrechnung wird vom Verwalter erstellt und der Eigentümerversammlung zur Beschlussfassung vorgelegt. Sie besteht aus einer Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen für jede Einheit.
Die professionelle Verwaltung von Mietobjekten im Auftrag des Eigentümers. Der Mietverwalter übernimmt u.a. die Mietersuche und -auswahl, Mietvertragsvorbereitung, Mieteinkasso, Nebenkostenabrechnung, Instandhaltungskoordination und Kommunikation mit Mietern.
Im Gegensatz zur WEG-Verwaltung gibt es hier keinen Beschluss einer Eigentümergemeinschaft – der Eigentümer allein entscheidet. Die Vergütung wird meist als Prozentsatz der Nettokaltmiete (typisch 5–8 %) vereinbart.
Die Teile des Gebäudes, die im alleinigen Eigentum eines einzelnen Wohnungseigentümers stehen – in der Regel die Wohnung selbst sowie ggf. Keller- oder Garagenräume. Innerhalb des Sondereigentums kann der Eigentümer (im Rahmen der gesetzlichen und gemeinschaftlichen Regelungen) frei verfügen.
Das Recht eines einzelnen Eigentümers, einen Teil des Gemeinschaftseigentums allein zu nutzen – z.B. einen Stellplatz, eine Terrasse oder einen Gartenanteil. Das Sondernutzungsrecht muss in der Teilungserklärung oder durch notariellen Beschluss geregelt sein und wird ins Grundbuch eingetragen.
Wichtig: Obwohl der Eigentümer das Areal allein nutzt, trägt er nicht zwingend allein die Kosten für Instandhaltung – das richtet sich nach der Gemeinschaftsordnung.
Eine außerplanmäßige Zahlung, die von der Eigentümerversammlung beschlossen wird, wenn die laufenden Rücklagen für eine notwendige Maßnahme nicht ausreichen – z.B. bei einer dringenden Dachsanierung oder einem Heizungsaustausch.
Die Sonderumlage wird auf die Eigentümer nach ihren Miteigentumsanteilen (MEA) verteilt. Sie ist keine Strafe, sondern ein planungsbedingtes Instrument – gut verwaltete WEGs können sie oft durch ausreichend dotierte Rücklagen vermeiden.
Zusätzliche Vergütung, die der Verwalter für außerordentliche Leistungen erhalten kann, die über die reguläre Verwaltungstätigkeit hinausgehen – z.B. Begleitung einer Großreparatur oder Maßnahmen zur Schadensbeseitigung. Sie muss im Verwaltervertrag oder durch Beschluss geregelt sein.
Das notarielle Dokument, mit dem ein Gebäudeeigentümer sein Eigentum in Wohnungseigentum aufteilt. Die Teilungserklärung legt fest, welche Teile des Gebäudes Sondereigentum und welche Gemeinschaftseigentum sind, sowie den Miteigentumsanteil (MEA) jeder Einheit. Sie ist die Grundlage für Verteilungsschlüssel bei Kosten.
Der Dienstleistungsvertrag zwischen der WEG und dem Verwalter. Er regelt Leistungsumfang, Vergütung, Laufzeit und Kündigungsbedingungen. Der Verwaltervertrag muss von der Eigentümerversammlung genehmigt werden.
Die Gemeinschaft aller Wohnungseigentümer eines Gebäudes. Die WEG ist seit der Reform 2020 als Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) rechtsfähig – sie kann Verträge schließen, klagen und verklagt werden. Entscheidungen trifft die GdWE durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung.
Die jährliche Vorausplanung aller zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben der WEG. Der Wirtschaftsplan bildet die Basis für die Festsetzung des Hausgeldes. Er wird vom Verwalter aufgestellt und von der Eigentümerversammlung beschlossen.
Ein Beschlussverfahren ohne Eigentümerversammlung: Alle Eigentümer stimmen schriftlich (oder seit der WEG-Reform 2020 auch per E-Mail oder Messenger) ab. Ein Umlaufbeschluss ist nur gültig, wenn alle Eigentümer zustimmen – auch nur eine Enthaltung oder kein Feedback macht ihn unwirksam.
Er eignet sich für dringende, unstreitige Entscheidungen (z.B. Beauftragung einer Notfallreparatur), bei denen keine Versammlung einberufen werden kann.
Die professionelle Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft durch einen bestellten Verwalter. Umfasst kaufmännische Aufgaben (Buchhaltung, Hausgeldinkasso, Jahresabrechnung), technische Aufgaben (Instandhaltungsplanung, Handwerkerkoordination) sowie rechtliche und organisatorische Aufgaben (Eigentümerversammlung, Protokollführung).
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